Privacy Policy

1. Premessa

La presente informativa sulla privacy descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che visitano il sito web www.itineranoleggio.it (di seguito anche "Sito") e di coloro che entrano in relazione con noi richiedendo informazioni, preventivi o sottoscrivendo pratiche di noleggio a lungo termine.

L'informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 ("GDPR") e in conformità al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 ("Codice Privacy") come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101.

Ti invitiamo a leggere con attenzione il presente documento prima di fornirci i tuoi dati personali, in modo da comprendere come saranno trattati e quali diritti puoi esercitare in relazione ad essi.

Per quanto riguarda l'utilizzo di cookie e altre tecnologie di tracciamento sul Sito, ti invitiamo a consultare la nostra Cookie Policy disponibile alla pagina dedicata, che costituisce parte integrante della presente informativa.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei tuoi dati personali è:

MBR Automotive S.r.l.s.
Sede legale: Via Bagutta, 13 – 20122 Milano (MI)
Sede operativa: Via Massimo D'Antona, 68 – 88046 Lamezia Terme (CZ)
Partita IVA e Codice Fiscale: 09033490963
Iscrizione al Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi, REA MI-2063994
PEC: mbrautomotivesrl@pec.it

di seguito anche "MBR Automotive", "il Titolare" o "noi".

MBR Automotive S.r.l.s. è titolare del marchio commerciale "Itinera", con il quale opera nel settore del noleggio a lungo termine di autoveicoli per privati, liberi professionisti e aziende, mettendo a disposizione il proprio sito web www.itineranoleggio.it come strumento principale di comunicazione con la clientela e potenziale clientela.

Contatti per il trattamento dei dati personali:

• Email dedicata privacy: privacy@itineranoleggio.it
• Telefono: 0968 036534 (Lun-Ven 9:00-18:00)
• Email commerciale generale: preventivi@itineranoleggio.it

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): la nostra società non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati ai sensi dell'art. 37 GDPR, in quanto non sussistono i requisiti di obbligatorietà previsti dalla normativa (assenza di trattamenti sistematici su larga scala di categorie particolari di dati personali e assenza di monitoraggio sistematico di interessati su larga scala). Per ogni richiesta relativa al trattamento dei tuoi dati personali puoi rivolgerti direttamente al Titolare attraverso i recapiti sopra indicati.

3. Categorie di dati personali trattati

In funzione dell'attività che svolgi sul Sito e del tipo di rapporto che instauri con noi, possiamo trattare le seguenti categorie di tuoi dati personali:

a) Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, comune/città di riferimento (es. luogo di consegna del veicolo).

b) Dati identificativi: documento d'identità (carta d'identità o passaporto), patente di guida, codice fiscale. Tali dati sono trattati esclusivamente nell'ambito dell'istruzione della pratica di noleggio.

c) Dati economici e reddituali: buste paga, modello CU, dichiarazione dei redditi (per persone fisiche), coordinate bancarie (IBAN). Tali dati sono trattati esclusivamente per la valutazione preliminare della tua affidabilità ai fini della sottoscrizione del contratto di noleggio.

d) Dati relativi a soggetti giuridici (per clienti azienda, libero professionista o partita IVA): denominazione sociale, partita IVA, codice fiscale, visura camerale, dati del legale rappresentante.

e) Dati di preferenza commerciale: parametri di configurazione del noleggio (vettura di interesse, durata, chilometraggio annuo, tipologia cliente, preferenza con/senza anticipo).

f) Dati relativi alla relazione commerciale: cronologia delle comunicazioni, stato delle pratiche aperte, eventuali note interne.

g) Dati di navigazione: dati tecnici raccolti dai cookie strettamente necessari al funzionamento del Sito. Per il dettaglio si rimanda alla Cookie Policy.

4. Finalità del trattamento e basi legali

I tuoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità, ciascuna con la propria base legale ai sensi dell'art. 6 GDPR:

A) Riscontro a richieste di preventivo e informazioni
Finalità: fornire le informazioni richieste tramite i form del Sito (preventivo, contatto, configuratore vettura).
Base legale: art. 6.1.b GDPR — esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato. Conferimento dei dati: necessario; il rifiuto comporta l'impossibilità di evadere la richiesta.

B) Avvio e gestione della pratica di noleggio
Finalità: raccolta dei dati e documenti necessari all'istruzione della pratica di noleggio, valutazione preliminare dell'affidabilità del richiedente, predisposizione e trasmissione della pratica al provider di noleggio scelto.
Base legale: art. 6.1.b GDPR — esecuzione di misure precontrattuali ed esecuzione del contratto (di mediazione/intermediazione) di cui sei parte. Conferimento: necessario.

C) Adempimento di obblighi di legge
Finalità: adempimenti contabili, fiscali, antiriciclaggio (ove applicabile), comunicazioni alle autorità competenti.
Base legale: art. 6.1.c GDPR — obbligo legale al quale è soggetto il Titolare. Conferimento: obbligatorio per legge.

D) Gestione del rapporto contrattuale post-firma
Finalità: assistenza al cliente in fase contrattuale (informazioni, supporto, gestione di eventuali contestazioni), comunicazione tra cliente e provider di noleggio, attività amministrative connesse all'intermediazione commerciale.
Base legale: art. 6.1.b GDPR — esecuzione del contratto di intermediazione.

E) Comunicazioni di marketing diretto (solo a chi ha prestato consenso esplicito)
Finalità: invio di comunicazioni commerciali, offerte promozionali, newsletter relative ai servizi di MBR Automotive.
Base legale: art. 6.1.a GDPR — consenso esplicito dell'interessato, prestato in modo specifico, libero, informato e inequivocabile. Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualunque momento senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

F) Sicurezza del Sito, prevenzione frodi, difesa in giudizio
Finalità: garantire il funzionamento e la sicurezza dell'infrastruttura informatica, prevenire utilizzi fraudolenti, far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria o amministrativa.
Base legale: art. 6.1.f GDPR — interesse legittimo del Titolare, bilanciato con i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento dei tuoi dati personali è effettuato in modalità prevalentemente elettronica e automatizzata, attraverso strumenti informatici idonei a garantirne la riservatezza, l'integrità e la disponibilità. In casi residuali può essere effettuato anche in forma cartacea (es. per la conservazione di copie firmate di documenti contrattuali).

Misure tecniche di sicurezza: il Sito è ospitato su infrastruttura del fornitore Aruba S.p.A. (Italia), nominato Responsabile esterno del trattamento. Le comunicazioni tra il tuo dispositivo e il Sito avvengono tramite protocollo HTTPS con cifratura TLS. L'accesso ai dati da parte del personale autorizzato di MBR Automotive avviene tramite credenziali individuali e password, con audit log dei cambi di stato delle pratiche e delle principali operazioni amministrative. I file documenti caricati nell'ambito delle pratiche di noleggio sono conservati in aree del file system non accessibili pubblicamente. I database sono soggetti a procedure di backup regolari.

Misure organizzative: il trattamento è svolto esclusivamente da personale di MBR Automotive specificamente autorizzato e istruito al rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, secondo il principio di necessità di conoscere (need-to-know basis). I dati sono trattati nei limiti e per le finalità sopra indicate.

Processi decisionali automatizzati e profilazione: MBR Automotive non svolge processi decisionali interamente automatizzati ai sensi dell'art. 22 GDPR né attività di profilazione che producano effetti giuridici sull'interessato. La valutazione preliminare dell'affidabilità ai fini della sottoscrizione del contratto di noleggio è svolta dai provider di noleggio partner secondo le proprie procedure, di cui sarai informato dal provider scelto al momento della sottoscrizione.

6. Destinatari dei dati personali

I dati personali che ci fornisci nel corso della tua relazione con Itinera potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti, per le finalità e nei limiti di seguito specificati.

a) Provider di noleggio partner di Itinera

Itinera opera come broker indipendente di soluzioni di noleggio a lungo termine, intermediando offerte di una pluralità di provider con i quali ha sottoscritto accordi commerciali di mandato. Al fine di proporti la migliore soluzione di noleggio e successivamente di dare esecuzione al contratto da te eventualmente sottoscritto, comunichiamo i tuoi dati personali ai provider con cui collaboriamo attivamente al momento della tua richiesta.

In ragione della natura del nostro modello operativo, la rosa dei provider partner può variare nel tempo, in funzione delle migliori condizioni commerciali e delle relazioni di mandato attive. Per questa ragione la presente informativa non riporta un elenco nominale fisso. L'elenco aggiornato dei provider attivi al momento del trattamento dei tuoi dati è disponibile su tua richiesta scritta, inviata all'indirizzo privacy@itineranoleggio.it. Ti risponderemo entro 30 giorni dalla richiesta, conformemente all'art. 12, par. 3 GDPR.

Ciascun provider è autonomo Titolare del trattamento per le finalità relative all'esecuzione del contratto di noleggio eventualmente sottoscritto, ai sensi della propria informativa privacy che ti sarà fornita prima della sottoscrizione del contratto stesso.

Distinzione delle titolarità nel flusso operativo:

• Fase precontrattuale (richiesta di preventivo, configurazione dell'offerta, valutazione preliminare della tua affidabilità, raccolta dei documenti necessari all'istruzione della pratica): Titolare del trattamento è Itinera.
• Fase contrattuale (a partire dalla sottoscrizione del contratto di noleggio): Titolare del trattamento diviene il provider scelto, che ti fornirà la propria autonoma informativa al momento opportuno. Itinera continuerà a trattare i tuoi dati limitatamente alle finalità di gestione amministrativa, fatturazione, assistenza post-vendita e adempimenti normativi connessi al proprio ruolo di intermediario, nei limiti specificati nella sezione "Finalità del trattamento" della presente informativa.

b) Fornitori tecnici

Per il funzionamento del sito e l'erogazione dei nostri servizi ci avvaliamo del seguente fornitore esterno, nominato Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR:

• Aruba S.p.A. (sede in Italia) — hosting del sito web, conservazione dei dati nei database e nei file system aziendali, gestione del servizio di posta elettronica per le comunicazioni tra Itinera e l'interessato.

Eventuali ulteriori fornitori tecnici che dovessero essere coinvolti in futuro saranno tempestivamente aggiunti alla presente informativa, previa selezione di soggetti che offrano idonee garanzie ai sensi degli artt. 28-29 GDPR.

c) Autorità e organismi pubblici

I tuoi dati potranno essere comunicati ad autorità giudiziarie, amministrative, fiscali o di vigilanza, esclusivamente in adempimento di obblighi di legge o in seguito a richieste legittime di tali organismi (Guardia di Finanza, Agenzia delle Entrate, Autorità Giudiziaria, e simili).

d) Consulenti professionali

Commercialisti, consulenti del lavoro, studi legali eventualmente incaricati da Itinera per finalità amministrative, fiscali, contrattuali o di tutela giudiziale dei propri diritti. Tali soggetti, ove trattino dati personali per conto di Itinera, agiscono in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.

Nessuna diffusione: i tuoi dati personali non saranno in alcun modo oggetto di diffusione (comunicazione a soggetti indeterminati).

Trasferimenti al di fuori dell'Unione Europea: i dati personali trattati da Itinera non vengono trasferiti al di fuori dell'Unione Europea.

7. Tempi di conservazione

I tuoi dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, secondo i seguenti criteri:

Al termine del periodo di conservazione, i tuoi dati personali saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile, salvo necessità sopravvenute di conservazione per ulteriori finalità di legge o per la tutela giudiziale di diritti del Titolare.

8. Diritti dell'interessato

In qualità di interessato, il GDPR ti riconosce specifici diritti che puoi esercitare in qualunque momento. In particolare hai il diritto di:

a) Diritto di accesso (art. 15 GDPR)
Ottenere conferma che sia in corso o meno un trattamento dei tuoi dati personali, e in caso affermativo accedere ai dati stessi e a una serie di informazioni (finalità del trattamento, categorie di dati trattati, destinatari, tempi di conservazione previsti, esistenza dei tuoi diritti).

b) Diritto di rettifica (art. 16 GDPR)
Ottenere senza ingiustificato ritardo la rettifica dei tuoi dati personali inesatti e l'integrazione di quelli incompleti.

c) Diritto alla cancellazione ("diritto all'oblio", art. 17 GDPR)
Ottenere la cancellazione dei tuoi dati personali senza ingiustificato ritardo, qualora ricorra una delle condizioni previste dalla norma (es. dati non più necessari per le finalità del trattamento, revoca del consenso in assenza di altra base legale, trattamento illecito). Il diritto incontra alcuni limiti, in particolare quando i dati siano necessari per adempimenti di legge o per la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

d) Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR)
Ottenere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali nei casi previsti dalla norma (es. contestazione dell'esattezza dei dati per il periodo necessario alla verifica, opposizione al trattamento in attesa di verifica del prevalere dei motivi del Titolare).

e) Diritto alla portabilità dei dati (art. 20 GDPR)
Ricevere i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad altro titolare del trattamento. Il diritto si applica ai dati trattati con mezzi automatizzati sulla base del tuo consenso o di un contratto.

f) Diritto di opposizione (art. 21 GDPR)
Opporti in qualsiasi momento al trattamento dei tuoi dati personali fondato sull'interesse legittimo del Titolare (art. 6.1.f GDPR). In caso di opposizione cesseremo il trattamento, salvo nostri motivi legittimi cogenti che prevalgano sui tuoi interessi, diritti e libertà, o per la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
In particolare, ti ricordiamo che hai sempre diritto di opporti, in qualsiasi momento e senza fornire motivazioni, al trattamento dei tuoi dati personali per finalità di marketing diretto (vedi finalità E della sezione 4).

g) Diritto di non essere sottoposto a decisione automatizzata (art. 22 GDPR)
Come specificato alla sezione 5, MBR Automotive non svolge processi decisionali interamente automatizzati ai sensi dell'art. 22 GDPR.

h) Diritto di revoca del consenso (art. 7.3 GDPR)
Quando il trattamento si basa sul tuo consenso (es. per finalità di marketing), hai il diritto di revocarlo in qualunque momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento svolto sulla base del consenso prima della revoca stessa.

9. Modalità di esercizio dei diritti

Per esercitare i diritti sopra elencati puoi inviare una richiesta scritta al seguente indirizzo email dedicato:

privacy@itineranoleggio.it

oppure tramite posta ordinaria o PEC ai recapiti indicati alla sezione 2 della presente informativa.

Per consentirci di darti riscontro nel modo più rapido ed efficace, ti chiediamo di:

• indicare chiaramente quale diritto intendi esercitare e in relazione a quali dati personali;
• allegare copia di un tuo documento d'identità in corso di validità, al fine di permetterci di verificare la tua identità ed evitare di fornire i tuoi dati personali a soggetti non legittimati. Il documento sarà trattato esclusivamente per le finalità di identificazione e conservato per il tempo strettamente necessario alla gestione della richiesta;
• fornire un indirizzo email o postale di riscontro al quale invieremo la nostra risposta.

Tempi di riscontro: ti risponderemo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, conformemente all'art. 12, par. 3 GDPR. In casi di particolare complessità o numerosità delle richieste, il termine può essere prorogato di ulteriori 60 giorni, dandotene comunicazione tempestiva con indicazione dei motivi della proroga.

Costi: l'esercizio dei diritti è di norma gratuito. Solo in caso di richieste manifestamente infondate o eccessive (in particolare per il loro carattere ripetitivo), potremo addebitare un contributo spese ragionevole oppure rifiutare di dare seguito alla richiesta, motivando la nostra decisione.

10. Diritto di reclamo all'Autorità di controllo

Qualora ritenessi che il trattamento dei tuoi dati personali da parte di MBR Automotive avvenga in violazione del GDPR o della normativa applicabile, hai il diritto di proporre reclamo all'Autorità di controllo competente, che in Italia è il:

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia, 11 – 00187 Roma (RM)
Centralino: +39 06 696771
Email: protocollo@gpdp.it
PEC: protocollo@pec.gpdp.it
Sito web: www.garanteprivacy.it

Per il reclamo è disponibile un modulo online sul sito del Garante. Fermo restando il diritto di reclamo, hai sempre la possibilità di adire l'autorità giudiziaria ordinaria a tutela dei tuoi diritti.

11. Cookie e altre tecnologie di tracciamento

Il Sito utilizza cookie e altre tecnologie di tracciamento per garantire il proprio funzionamento, analizzare l'utilizzo del Sito da parte degli utenti e fornire contenuti di marketing personalizzati.

Le informazioni di dettaglio sulle finalità, le tipologie di cookie utilizzati, i terzi destinatari di tali dati e le modalità per esprimere, modificare o revocare il proprio consenso sono fornite nella Cookie Policy dedicata, che costituisce parte integrante della presente informativa.

Al primo accesso al Sito ti viene presentato un banner di consenso ai cookie che ti consente di accettare, rifiutare o personalizzare le tue scelte in merito alle diverse categorie di tecnologie di tracciamento utilizzate. Puoi modificare le tue preferenze in qualunque momento accedendo al pannello di gestione cookie disponibile in fondo a ogni pagina del Sito.

12. Tecnologie utilizzate — sistemi di intelligenza artificiale

Nell'ambito della gestione editoriale del Sito, MBR Automotive si avvale di sistemi di intelligenza artificiale generativa per la produzione automatizzata di contenuti descrittivi del catalogo veicoli (descrizioni delle vetture, schede tecniche, contenuti SEO delle pagine di approfondimento per modello e per area geografica).

Il sistema attualmente utilizzato è fornito da Groq, Inc. (società con sede negli Stati Uniti d'America), tramite API.

Trasparenza importante: l'utilizzo di tale sistema non comporta alcun trasferimento di dati personali degli utenti del Sito. I dati trasmessi al fornitore Groq riguardano esclusivamente informazioni commerciali e tecniche relative ai veicoli in catalogo (marca, modello, alimentazione, configurazione, prezzo). In nessun caso vengono trasmesse a Groq informazioni che ti riguardano (nome, contatti, dati anagrafici, dati di navigazione, documenti, dati commerciali della tua pratica).

Per questa ragione Groq non è elencata tra i destinatari dei tuoi dati personali nella sezione 6 della presente informativa. La menzione del fornitore in questa sezione è effettuata a fini di trasparenza editoriale, in linea con i principi di accountability del GDPR e con le buone pratiche di trasparenza nell'uso di sistemi di intelligenza artificiale.

Qualora in futuro l'utilizzo di tecnologie di intelligenza artificiale dovesse comportare il trattamento di dati personali degli utenti, la presente informativa sarà tempestivamente aggiornata e i nuovi trattamenti saranno comunicati prima della loro attivazione.

13. Modifiche alla presente informativa

MBR Automotive si riserva il diritto di aggiornare, modificare o integrare la presente informativa in qualunque momento, in particolare in caso di modifiche normative, mutamenti organizzativi del Titolare, evoluzione delle finalità di trattamento o dei mezzi tecnici utilizzati.

Le modifiche saranno rese disponibili sul Sito alla pagina dedicata alla Privacy Policy, con indicazione della data di ultima modifica e del numero di versione in calce al documento. Ti invitiamo a consultare periodicamente la presente informativa per restare aggiornato sulle modalità di trattamento dei tuoi dati personali.

In caso di modifiche sostanziali che incidano significativamente sui tuoi diritti o sulle finalità di trattamento, ti informeremo direttamente con i mezzi più opportuni (es. comunicazione email all'indirizzo che ci hai fornito, avviso ben visibile sul Sito), in modo che tu possa prendere visione delle modifiche e, se del caso, esercitare i tuoi diritti.

Le versioni precedenti dell'informativa sono conservate da MBR Automotive e sono disponibili su tua richiesta scritta all'indirizzo privacy@itineranoleggio.it.

Documento finale — versione 1.0
Data di ultima modifica: [da inserire al go-live]

Per qualunque richiesta o chiarimento relativo al trattamento dei tuoi dati personali da parte di MBR Automotive S.r.l.s., puoi scriverci a privacy@itineranoleggio.it.